Compliance - rechtliche Anforderungen fordern durchgängige Prozesse

• Was bedeutet Compliance und welche Anforderungen werden an ein Unternehmen gestellt?
• Cloud Computing im DMS-Umfeld
• Anwendungsbereiche eines DMS-Systems
• Elektronische Archivierung – rechtliche Anforderungen
• E-Mails im Unternehmen, die heutige Bedeutung und die Gefahren
• Rechtliche Anforderungen an dem Umgang mit E-Mails

Mit diesen und anderen Themen werden wir uns auf unserer Veranstaltung am 01. März 2012 in Westerstede beschäftigen.

In einem Unternehmen muss man sich heute nicht nur mit dem Ablegen von Informationen beschäftigen, sondern insbesondere auch mit dem sicheren Umgang und der sicheren Übermittlung von Daten. Daraus ergeben sich Anforderungen an die interne Organisation, an die Archivierung und den Versand von Informationen (z. B. per E-Mail). In einem ersten Vortrag möchten wir Sie mit JULIA MailOffice, der Lösung für den sicheren E-Mail-Versand vertraut machen.

Zum Einstieg in das Thema DMS werden wir uns danach zunächst mit den rechtlichen Anforderungen beim Einsatz elektronischer Archivierungsverfahren beschäftigen.
Neben handelsrechtlichen Rechnungslegungsvorschriften sowie den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung sind beim Einsatz von elektronischen Archivierungssystemen weitere gesetzliche Vorschriften zu beachten. Insbesondere ist die Archivierung durch steuerrechtliche Vorschriften beeinflusst. Gefährdet wird die Erfüllung dieser Vorschriften durch diverse rechtliche, technische und organisatorische Anforderungen.

Wo ein DMS-System ein Unternehmen unterstützen kann und was genau die Anwendungsbereiche sind, möchten wir Ihnen in einem abschließenden Vortrag inkl. Live-Demo näher bringen.
Mehr denn je ist es heutzutage wichtig, vertrauensvoll mit seinen eigenen und den Daten der Kunden umzugehen.
Denn ECM insgesamt ist eine Strategie oder Vision, kein einzelnes Produkt.

Konkret bedeutet dies, dass im Rahmen eines ECM/DMS-Projektes auch die bestehenden Prozesse analysiert, und gegebenenfalls überarbeitet werden müssen. Denn ein DMS ist nur ein Werkzeug und löst nicht die grundsätzlichen Probleme in den Prozessen. Die Prozesse müssen im Rahmen der Compliance angepasst und optimiert werden. An folgenden Kriterien kann man sich bei diesem Vorgehen orientieren:

• Authentizität
• Vollständigkeit
• Nachvollziehbarkeit
• Zugriffssicherheit
• Geordnetheit
• Integrität
• Auffindbarkeit
• Reproduzierbarkeit
• Unveränderbarkeit / Korrektheit
• Prüfbarkeit
• Portabilität
• Vertrauenswürdigkeit bzw. Verbindlichkeit

Die Agenda:

Wir freuen uns auf Sie!