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DSGVO: metasonic® Doc hilft Ihnen bei der Compliance

Double-Opt-in-Lösung: Mit metasonic® Doc das Zustimmungsverfahren bei Interessenten DSGVO-konform abbilden

In Zeiten der geänderten DSGVO schafft die Absicherung von Kommunikationskanälen und Ablageorte zwar eine gute Voraussetzung zur Erfüllung der meisten durch die DSGVO erzeugten Anforderungen, aber um einen hohen Erfüllungsgrad zu erzielen, müssen geeignete Verfahren und Prozesse umgesetzt werden.

Im Telesales-Bereich besteht die Anforderung nach der Kontaktaufnahme mit einem Interessenten dessen Daten zu speichern und weiter zu verarbeiten, zum Beispiel um den Interessenten per E-Mail, Angebote oder Dokumente zu senden.

Das implementierte Verfahren mit julia mailoffce und metasonic® Doc:

  • Während des Telefonats öffnet der Mitarbeiter ein E-Mail-Formular (Outlook-Vorlage). In diesem Formular ist die Struktur der zu speichernden Daten sowie der Text der E-Mail vorgegeben.
  • Sind alle Daten erhoben, sendet der Mitarbeiter diese E-Mail an den Interessenten.
  • Der Interessent erhält eine E-Mail mit einem Link, der auf den Webmailer (EMILY) in julia mailoffice verweist.
  • Der Interessent gelangt durch Anwählen dieses Links über eine verschlüsselte Verbindung zu einem Formular, wo er seine Daten einsehen und explizit durch Klicken der entsprechenden Knöpfe sein Einverständnis zur Speicherung und Verarbeitung gibt oder verweigert.
  • Der Mitarbeiter erhält eine E-Mail, die ihn über das Resultat der Interessenten-Reaktion informiert. Gleichzeitig wird diese E-Mail in metasonic® Doc gespeichert, wo die Daten und die Zustimmungserklärung gemäß den Anforderungen des Unternehmens hinterlegt werden.
  • Darüber hinaus kann mit metasonic® Process auch ein Workflow für die weiteren Bearbeitungsschritte gestartet werden.

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Gerne beraten wir Sie persönlich zur metasonic® Suite von Allgeier.

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Fax: +49 (0) 421 43841 9486
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