ERP für kleine und mittelständische Unternehmen

Ein ERP-System bildet sämtliche Ressourcen und deren Einsatz in einem Unternehmen ab – ob Waren, Finanzen oder Personal. Mithilfe von ERP-Systemen wird die Nutzung aller Ressourcen optimiert und in Relation zueinander gesetzt. Arbeitsabläufe erhalten so eine neue Dynamik und werden weitestgehend automatisiert. Dabei helfen oft unterschiedliche Anwendungen oder auch Module, die bedarfsgerecht in ein System integriert und auf den jeweiligen Nutzer abgestimmt werden.

Ein ERP-System bildet neben der Warenwirtschaft auch weitere Unternehmensbereiche ab, wodurch der Unterschied zu einem Warenwirtschaftssystem definiert wird.

Bereiche, die ein ERP-System abbildet sind beispielsweise:

• Bedarfsermittlung
• Warenbeschaffung
• Lagerverwaltung
• Vertrieb und Warenabsatz Produktionsplanung
• Kundenbeziehungsmanagement und Vertrieb
• Personalverwaltung
• Finanzbuchhaltung und Rechnungswesen
• Controlling
• Onlineshop

Ein Warenwirtschaftssystem, auch WWS oder WaWi genannt, bildet in erster Linie die Warenbewegungen in einem Unternehmen ab – angefangen bei der Bedarfsermittlung und Beschaffung von Waren, über Lagerwirtschaft bis hin zum Warenabsatz. Es erfasst also den gesamten Materialfluss eines Unternehmens. Der Einsatz eines WaWis liefert einem Unternehmen wertvolle Kennzahlen zur optimierten Planung der Warenwirtschaft und führt letztlich zur Einsparung von Kosten, wie beispielsweise Lagerhaltungskosten. Zudem verbessert es die Skalierbarkeit von Unternehmen.

Funktionen im Überblick:

• Bedarfsermittlung
• Warenbeschaffung
• Lagerverwaltung
• Vertrieb und Warenabsatz

Nicht berücksichtigt werden bei einem WWS Bereiche wie die Finanzbuchhaltung, CRM, Mitarbeiter (Personal), Produktionsplanung und andere Unternehmensbereiche. Hier setzt das ERP-System an.

Um Unternehmensprozesse ganzheitlich aufzustellen und abzubilden, bedarf es einer umfassenderen Lösung: ein ERP-System. Das berücksichtigt sämtliche Prozesse, die rund um die Warenwirtschaft ablaufen. Häufig setzen sich ERP-Lösungen aus einzelnen Modulen zusammen, die je nach Bedarf eines Betriebs in das System implementiert werden können.

Viele Anbieter von ERP-Systemen haben diesbezüglich spezifische Branchenlösungen entwickelt, um unterschiedlichen Unternehmensstrukturen bedarfsgerecht entsprechen zu können.

Erweiterte Funktionen im Überblick:

• Produktionsplanung
• Kundenbeziehungsmanagement und Vertrieb
• Personalverwaltung
• Finanzbuchhaltung und Rechnungswesen
• Controlling
• Onlineshop

Ein ERP-System kann eine einzelne Software sein, sich aber auch aus unterschiedlichen Modulen zusammensetzen, wobei alle Anwendungen miteinander kommunizieren. Das Ziel eines solchen Systems ist es, die Prozesse aller Unternehmensbereiche abzubilden. Zu den Prozessen zählen beispielsweise Lagerverwaltung, Produktion und Materialwirtschaft, Vertrieb und Marketing sowie Finanzbuchhaltung und Controlling. Geschäftsprozesse lassen sich so optimieren.

ERP-Systeme für mittelständische und kleinere Unternehmen bestehen oft aus einer Basis-Software, an die Module, beispielsweise Dokumentenmanagement, Lagerverwaltung und CRM, sowie branchenrelevante Funktionen angedockt werden können. Die Software lässt sich also individuell auf den Bedarf eines Betriebs anpassen.

Befindet sich ein Unternehmen im Wachstum oder wird umstrukturiert, kann das System dahingehend flexibel angepasst werden. ERP-Lösungen sind somit skalierbar.

Natürlich ist die Datenübernahme (Migration) aus Altsystemen möglich. In der Regel besteht eine Migration aus zwei Schritten:
1.    Konvertierung der Daten in ein mit dem neuen System kompatibles Format.
2.    Import der Daten mithilfe einer Übernahmeapplikation in das neue System.

Allerdings: Eine Datenübernahme von Altsystemen ins neue System muss sicher und gesetzeskonform erfolgen. Unbedingt zu beachten ist die sogenannte Data-Governance. Data-Governance steht für ganzheitliches Datenmanagement und betrifft alle Daten, die in einem Unternehmen verwendet werden (Kunden- und Lieferantendaten, Personaldaten, Vertragsdaten etc.). Wie mit bestimmten Daten umzugehen ist (z.B. Aufbewahrungsfristen und Archivierung), ist je nach Branche unterschiedlich. Der Umgang mit personenbezogenen Daten ist hingegen in der DSGVO geregelt.

Es gibt unterschiedliche Archivierungslösungen, die, ergänzend zur kaufmännischen Software, bei der gesetzeskonformen Datenarchivierung und der Dokumentation aktueller Geschäftsvorgänge hilfreich sein können: https://www.metasonic.de/.

Sogenannte Altsysteme (oder auch Legacy-Systeme) sind in ihren Strukturen häufig veraltet, nicht mehr zeitgemäß und werden deshalb von den Anbietern nicht mehr unterstützt. Sprich: Es werden keine Updates zur Verfügung gestellt. In vielen Unternehmen basieren geschäftskritische Prozesse immer noch auf veralteten Strukturen. Oft bestehen diese IT-Landschaften aus mehreren Systemen und Anwendungen, die in Gänze nicht miteinander kommunizieren und ineinandergreifen. Hinzu kommt: Solche Systeme sind echte Kostenfresser. Für ihre Wartung und den Betrieb geht ein Großteil des Budgets drauf.
Neue Anforderungen, die beispielsweise durch veränderte Geschäftsprozesse einhergehen, können nicht mehr bewältigt werden. Das hat zur Folge, dass die Digitalisierung sowie betroffene Geschäftsprozesse behindert und aufgehalten werden. Unternehmen verlieren zunehmend ihre Wettbewerbsfähigkeit am Markt – sie werden quasi „abgehängt“.

Moderne ERP-Systeme bilden in der Regel alle geschäftsrelevanten Vorgänge ab, unterteilt in Funktionsmodule. Das hat den Vorteil, dass Digitalisierung schrittweise stattfinden kann. Ein weiterer wichtiger Pluspunkt: Es kommt alles aus einer Hand. Unternehmen können zusammen mit ihrem IT-Partner die für sie am besten geeignete Digitalisierungsstrategie entwickeln und sich daran „entlanghangeln“. Sie können an und mit Ihrer ERP-Lösung wachsen.

• Schrittweises Ausbauen der IT-Landschaft im Unternehmen
• Bedarfsgerechte Integration von Anwendungen
• Flexibilität bei der Anpassung der Software an veränderte Prozessstrukturen
• Ein Ansprechpartner für „eine“ Lösung
• Geringerer Aufwand bei Systemupdates

Allen Anfang bildet eine umfangreiche Unternehmensanalyse. Geschäftsprozesse, Besonderheiten, Mitarbeiterstrukturen, Arbeitsweisen, Zukunftsvisionen – alles wird unter die Lupe genommen. Das ist wichtig, denn Systemanbieter benötigen ein genaues Bild vom täglichen Geschäft. Wie laufen die Prozesse ab, wo liegen Schwachstellen, welche Freigabeprozesse gibt es, wie affin sind die Mitarbeiter, wenn es um neue Technologien geht und wo will das Unternehmen in Zukunft hin? All diese Fragen gilt es zu klären, um ein Leistungspaket zusammenzustellen.

Anschließend beginnt die Projektplanung. Teams werden gebildet, eine Infrastruktur geschaffen und erste Workshops finden statt. Diese dienen dazu, zusätzliche Anforderungen auszuloten. Um das System auf den Testlauf vorzubereiten, werden zudem erste Daten in die neue Datenbank migriert.

Im dritten Schritt werden Funktionen und technische Bedarfe festgelegt. Welche Schnittstellen sind ggf. notwendig, welche Funktionen müssen von Beginn an Teil des Systems sein, welchen Mitarbeitern werden im System welche Rechte zugewiesen? Sind diese Fragen geklärt, kann das ERP-System, inklusive spezifischer Programmierungen, eingerichtet werden. Die neue ERP-Software wird nun in den Testbetrieb genommen und auf „Herz und Nieren“ geprüft. Vor dem endgültigen „go-live“ werden alle Mitarbeiter geschult, die mit dem ERP-System zukünftig arbeiten sollen.

Natürlich endet der Auftrag nicht, sobald das ERP-System in Betrieb ist – wir begleiten Sie auch noch Wochen danach, um sicherzustellen, dass alles so funktioniert, wie erforderlich. Erst dann und nach einer abschließenden Analyse des gesamten Projektverlaufs kommen wir zu einem gemeinsamen Ende.

Die Kosten für ein ERP-Projekt setzen sich aus unterschiedlichen Positionen zusammen. Dabei gibt es Kostenfaktoren, die gerne in Vergessenheit geraten. Beratungskosten, Software-Lizenzen, Kosten für die Anpassung der Software sowie für Datenmigration und Schulungen – diese Kosten liegen auf der Hand. Je nach Projektumfang fallen sie unterschiedlich hoch aus. Nicht bedacht dagegen werden häufig die Kosten, die im Unternehmen entstehen, beispielsweise durch die Involvierung von Mitarbeitern in das Projekt und die damit wegfallende Arbeitskraft. Unternehmen, die eine größere Softwareumstellung planen, stellen nicht selten eigens einen Mitarbeiter dafür ein. Zudem fallen auch nach Projektende weiterhin Kosten an: für Wartung, Support und Updates (bei On-Premise-Lösungen).

Mit dem richtigen Partner an der Seite können Unternehmen jedoch ein realistisches Budget ermitteln, das dann auch „gesetzt“ ist und eingehalten wird.

SaaS (Software as a Service) gewinnt zunehmend an Beliebtheit. Dabei werden Software-Anwendungen gemietet, nicht gekauft. Ein großer Vorteil dieser Variante ist, dass die Einstiegskosten sehr gering ausfallen. Aufwände für Hardware und Middleware entfallen, ebenso zeit- und kostenintensive Softwareupdates im Unternehmen. Über eine Cloud werden diese Updates vom Softwareanbieter bereitgestellt und automatisch vorgenommen. Da alle Daten in einer Cloud gespeichert werden, ist auch das Risiko eines Datenverlustes sehr gering, beispielsweise durch Systemausfälle oder durch das Einspielen einer neuen Softwareversion.

• Geringe Einstiegskosten
• Automatische Softwareupdates
• Geringes Risiko von Datenverlust

Allerdings: Nicht für jedes Unternehmen bietet sich die Mietvariante an. Je größer ein Unternehmen ist, desto komplexer sind die Geschäftsprozesse. Die Abbildung dieser Prozesse in einer Software erfordern häufig spezifische Anpassungen, die mit dem Modell SaaS nicht berücksichtigt werden können. Unternehmen, die eine SaaS-Lösung in Erwägung ziehen, sollten sich eingehend beraten lassen, denn auch hier ist eine zentrale Frage: Wie soll sich das Unternehmen in Zukunft entwickeln?

Microsoft Business Central ist neben der On-Premise-Variante auch als Cloud-Lösung erhältlich. Mit Funktionen u.a. für Finanzen, Marketing und Vertrieb, Service, Projektmanagement, Supply Chain Management und Betrieb deckt die Cloud-Variante die gängigen ERP-Prozesse ab. Gehostet wird die SaaS-Lösung von Microsoft in der Microsoft Azure Cloud.

Microsoft Business Central kann auch in einer privaten Cloud betrieben werden. Viele IT-Dienstleister stellen ihren Kunden diese Möglichkeit zur Verfügung. So auch wir, in unserem deutschen Rechenzentrum.