Lösungen

Invoicemanagement

Rechnungseingangsprüfung, automatische Erfassung des Rechnungseingangs

smart.CAPTURE bietet eine komfortable und leistungsfähige Lösung zur automatischen Erfassung des Rechnungseingangs. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um eingescannte Papierrechnungen oder um elektronisch eingehende PDF-Rechnungen handelt.
Dank der automatischen Datenextraktion und -Prüfung sparen Sie Zeit und personelle Ressourcen! Stellen Sie bisher papiergebundene Tätigkeiten im Rechnungswesen auf zeitgemäße digitale Prozesse um! Profitieren Sie dabei von folgenden Features:

  • Hoher Zeitgewinn durch automatische Belegerfassung und Generierung von Buchungen
  • Freiformbasierte Klassifikation und Extraktion von Kopf-, Fuß- sowie optional der Positionsdaten 
  • Qualitätsgewinn durch zuverlässige Prüfung aller ausgelesener Daten (mit und ohne Bestellbezug) 
  • Datengewinnung für z.B. Bankzahlungsverkehr, Bonusprüfung, Statistik, Artikelpflege, Konditionsprüfung
  • Schnittstellen für die meisten Datenbank-, FIBU- oder ERP-Systeme
  • Integration in vorhandene Workflow- und DMS/ECM-Systeme wie scanview® und anderer Anbieter

Eingangspost-Verteilung

Mit smart.CAPTURE und dem Modul smart.XCAT lässt sich die tägliche Eingangspost nach den eigenen Wünschen klassifizieren und nach erkannter Kategorie unteschiedlich weiterverarbeiten.

Posteingang wie Rechnungen, Lieferscheine, Verträge, Kundenakten, eingehende Formulare und handschriftlich ausgefüllte Bestellungen, Zählerstände oder Arbeitsscheine – ein heterogener Dokumentenstapel, der zur wirtschaftlichen Verarbeitung zunächst mit Scannern digitalisiert werden muss.

Dokumente individuell Klassifizieren

Mit dem Modul eine individuelle Dokumentenklassifiezierung möglich. Je nach Art der eingehenden Dokumente und der gewünschten Weiterverarbeitung können ganz speziell auf die eigenen Wünsche und Notwendigkeiten Dokumentenkategorien definiert werden.

Kategorien und Workflow

Nach der Kalssifizierung des Dokumentenstapels besitzt jedes einzelne Dokument eine bestimmte Kategorie. Die Kategorie bestimmt nun den Weg und die Art der weitern Verarbeitung. Rechnungen und Gutschriften erhalten die Kategorie "Rechnung" und werden demzufolge dem Invoicemanagement zugeführt. Anfragen und Bestellungen bekommen die Kategorie "Vertrieb" und werden nach Postleitzahlenbereichen an den richtigen Vertriebsmitarbeiter weitergeleitet.

Arbeitsschein-Erkennung

Automatisches Auslesen von handschriftlich ausgefüllten Arbeitsscheinen.

Mit smart.CAPTURE und dem Modul smart.ICR ist es möglich handschriftlich erstellte Arbeitsscheine auszulesen und die extrahierten Daten an ein Folgesystem wie z. B. eine Zeiterfassungssoftware zu übergeben.

Formularaufbau

Um ein hohe Erkennungsrate und damit einen effektiven Prozess zu ereichen, ist der richtige Aufbau des auszulesenden Arbeitsscheins entscheidend. Hierbei ist der weitgehende Verzicht von Buchstaben durch Ersatz von Zahlen das Ziel. Dies kann durch eine einfache Kodierung erreicht werden. Um das Verkehrsmittel des Mitarbeiters zu definieren wird nicht "Privat-PKW" oder "Firmen-PKW" sondern "1" oder "2" verwendet. Dies hat sowohl den Vorteil der wesentlich höheren Erkennungsrate als auch den Vorzug, dass durch die platzsparende Kodierung mehr Informationen pro Seite untergebracht werden können.

Effektivität und Kontrolle

Durch das automatisierte Auslesen von handschriftlichen Arbeitsscheinen entfällt einerseits das langwierige und fehleranfällige manuelle Übertragen der Daten in ein Buchhaltungs und/oder Zeiterfassungssystem, außerdem lassen sich durch Prüfroutinen Fehleingaben oder gar Täuschungsversuche frühzeitig erkennen und korrigieren.

Top-Thema

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Veranstaltungen
19.01.2017 11:30 - 12:00 - Webcast: Eingangsrechnungsverarbeitung und Microsoft® Dynamics™ NAV

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