08.12.2010

Spesenabrechnung im Blick: mit scanview®-Workflow interne Prozesse koordinieren

Bremen, 08.12.2010, Bei der Spesenabrechnung wandern oftmals verschiedenste Belege, wie Quittungen, von Schreibtisch zu Schreibtisch. Da werden Fristen versäumt, weil wichtige Unterlagen fehlen, Mitarbeiter sich nicht an gesetzliche oder betriebsinterne Richtlinien halten oder Unterlagen einfach verschwinden.

Allgeier IT Solutions koordiniert mit ihrem Enterprise Content Management (ECM)-System scanview interne Vereinbarungen und Abläufe. scanview ist eine revisionssichere Archivierungslösung, die Dokumente und Prozesse in Unternehmen steuert, bereitstellt und ermöglicht. Immer wiederkehrende, aber auch neue, Prozessketten sind mit definierten Workflows effektiv bearbeitbar.

Der Workflow zur Spesenabrechnung kann über zwei Wege erfolgen: entweder werden bereitgestellte Excel-Formulare vom Mitarbeiter ausgefüllt, automatisch in scanview archiviert und der Workflow initiiert oder der Mitarbeiter füllt ein entsprechendes Formular direkt in scanview aus. Digitalisierte Quittungen, Rechnungen und weitere Belege werden an das Formular zur Spesenabrechnung gehängt. Somit sind alle benötigten Dokumente zusammenhängend archiviert. Die komplette Spesenabrechnung durchläuft einen vordefinierten Workflow und wird von Station zu Station geschickt, bspw. zum Abteilungsleiter für eine sachliche Freigabe oder zur Personalabteilung zur Buchung. Verschiedene Regelungen, u.a. zur Stellvertreterfunktion oder im Falle von Krankheit oder Urlaub, werden vorab im Workflow vom Administrator definiert.

scanview als umfassendes ECM-System vervollständigt einen ganzheitlichen Ansatz rund um das Thema Dokumenten Management und Prozesse in Konzernen und mittelständischen Unternehmen. Arbeitsabläufe wie bei der Spesenabrechnung als geführte digitale Workflows vereinfachen und beschleunigen die Durchlaufzeiten von Dokumenten. Genehmigungsprozesse können zuverlässig durchlaufen werden und lassen die Fehlerquote sinken.

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