Platz zum Wachsen – MIAVIT schafft Raum mit scanview von Allgeier IT Solutions

16.08.2012

Der Futtermittelhersteller MIAVIT setzt auf die Expertise des Bremer Systemhauses Allgeier IT Solutions und hat sich für das Dokumentenmanagement-System (DMS) scanview entschieden. Das Unternehmen aus Essen bei Oldenburg archiviert seine Auftragsdokumente und Eingangsrechnungen nun mit scanview elektronisch. Gleichzeitig wird der Dokumentenbearbeitungs-Workflow mit scanview deutlich beschleunigt.

MIAVIT ist in den vergangenen Jahren im Ausland enorm gewachsen. Lag der Exportanteil im Jahr 2003 noch bei 2% konnte der Verkauf im Ausland 2011 auf gut 40% erheblich gesteigert werden. Auch wenn zusätzlich Kapazitäten im Ausland kontinuierlich aufgebaut wurden, musste die Produktionsstätte in Essen ebenfalls einen höheren Output liefern. Das hatte auch Auswirkungen auf das gesamte Daten- und Dokumentenaufkommen. „Wir sahen, dass wir uns dort neu aufstellen mussten und haben uns intensiv mit einem Dokumentmanagement-System befasst“, erzählt Andreas Hoyer, Projektleiter bei MIAVIT. Nach einer intensiven Evaluation entschied sich der Hersteller von Tiernahrung für das Allgeier DMS scanview.

„Das schnelle Auffinden von Dokumenten war ein großes Anliegen für uns. Zudem wollten wir Weg von den unzähligen Ordnern, die wir für die Ablage brauchten, die auch eine Menge an Stauraum benötigten, den wir eigentlich nicht mehr haben“, schildert der IT Experte die Situation bei MIAVIT. Mit der Einführung von scanview werden nun sämtliche Auftragsdokumente nach der Bearbeitung elektronisch archiviert. Das gleiche gilt für alle Eingangsrechnungen. „Den Eingangsrechnungsworkflow, der die Dokumente entsprechend den jeweiligen Abteilungen zustellt, führen wir gerade bei unseren Tochterfirmen Konivet GmbH und Rasta Vechta GmbH ein und werden es später beim Mutterhaus implementieren“, erklärt Andreas Hoyer. Die Ergebnisse sind aber schon sehr zufriedenstellend, so dass die Mitarbeiter sich bereits freuen, wenn der Workflow gruppenweit funktioniert und ihre Arbeit erleichtert.

Mit eArchiv gesetzlichen Anforderungen genügen

Bei Konivet läuft zudem die automatische Archivierung sämtlicher Ausgangsrechnungen, Liefer- und Bestellscheine aus dem ERP-System. „Das ERP-System bei MIAVIT muss hier noch entsprechend angepasst werden. Aber wir sind zuversichtlich auch hier mit scanview bald an den Start gehen zu können“, versichert der Projektleiter. Ein sehr wichtiger Aspekt für Hoyer ist auch die Einführung des eArchivs. Damit werden nun alle E-Mails automatisch abgelegt und archiviert, so dass den gesetzlichen Anforderungen nun genüge geleistet und der Exchange-Server entlastet wird. Auch die Recherche von E-Mails ist jetzt deutlich schneller.

scanview umfassend einführen und nutzen

Aktuell stehen noch weitere Projekte auf dem Plan. So soll der Eingangsrechnungsworkflow bei der MIAVIT inklusive sämtlicher Lieferdokumente zur schnellen Nachverfolgung von eingekauften Rohwaren eingeführt werden. „Das ist für uns sehr wichtig, damit wir bei Prüfungen seitens der Behörden schnell und lückenlos alle Einkäufe unserer Rohstoffe auch über einen längeren Zeitraum darlegen können“, hebt Andreas Hoyer hervor. Darüber hinaus sollen sämtliche Qualitätsmanagement-Dokumente wie Handbücher, Arbeits- und Verfahrensanweisungen über scanview abgelegt werden und rasch abrufbar sein. Dadurch wird sichergestellt, dass stets die aktuellste Version verfügbar ist. Aber auch das Fachwissen soll zentral abgelegt werden. „Wir wollen einen Informationspool aufbauen, wo wir wissenschaftliche Texte und Beiträge aber auch Präsentationen, Ausarbeitungen und Produktinformationen etc. über scanview organisieren“, plant der Fachmann. Des Weiteren sollen zukünftig sämtliche Besuchs-, Tagungs- und Sitzungsprotokolle über scanview abgebildet werden. Auch ein Workflow für Urlaubsanträge sowie Reklamationen und Fehlerberichte ist angedacht.

Mit scanview Dokumente und Prozess fest im Blick

scanview deckt alle Funktionen zum Erfassen, Verwalten, Speichern und Ausgeben von geschäftlichen Dokumenten ab. Seine sehr offene und modulare Struktur ermöglicht die Einbindung in jede IT-Landschaft. Die Einsatzbereiche reichen von der klassischen Archivierung bis zum modernen Dokumenten- und Enterprise Content Management. Das System scanview beinhaltet weitreichende Funktionalitäten – sowohl für kaufmännische als auch für technische Dokumente. Neben den klassischen Funktionen eines DMS-Systems bietet scanview zahlreiche moderne Lösungen, wie z.B. dem Workflow-Management, der CAD-Integration, dem Rechnungseingangs-Management bis zur Archivierung, Verschlüsselung und Signatur von E-Mails.

Über MIAVIT:

Die 1972 gegründete MIAVIT GmbH aus Essen (Oldb) im Nordwesten Deutschlands ist Produzent von Vormischungen für die Mischfutterindustrie, sowie Hersteller von Spezialfutter-, Ergänzungs- und Mineralfuttermitteln und Futterzusatzstoffen. Die Produkte der MIAVIT GmbH kommen sowohl bei allen Nutztieren als auch im PetFood Bereich (Haustiere) und Biogasanlagen zum Einsatz. Mit einer jährlichen Produktion von 50.000 Tonnen Premixe ist die MIAVIT GmbH Marktführer auf dem deutschen Premixmarkt. Hinzukommen ca. 30.000 Tonnen Mineral- und Spezialfuttermittel, sowie 1,2 Mio. Liter flüssige Ergänzungsfuttermittel. Die Produkte der MIAVIT GmbH werden weltweit vertrieben. MIAVIT beschäftigt derzeit ca. 200 Mitarbeiter und erwirtschaftet einen Umsatz von ca. 110 Mio. EUR (2011).

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