Intelligente IT-Lösungen für mehr Komfort, Sicherheit und Systemintegration

Papiertechnische Stiftung verbessert mit dem Inputmanagementsystem smart.CAPTURE und dem Dokumenten-Management-System scanview® den Bestell- und Eingangsrechnungsprozess.

Das Unternehmen

Die 1951 gegründete Papiertechnische Stiftung (PTS) ist ein Forschungs- und Dienstleistungsinstitut mit Standorten in München und Heidenau. Die 100 Mitarbeiter der gemeinnützigen Einrichtung unterstützen branchenunabhängig Unternehmen bei der Entwicklung und Anwendung von modernen faserbasierten Werkstoffen. Dazu gehören die Bereiche Forschung und Produktentwicklung, Technologieberatung, Weiterbildungen, Materialprüfungen und Analysen.

Die Situation und die Herausforderung

Tagtäglich gehen an den zwei Standorten der PTS unzählige Rechnungen per Post ein. Zudem nimmt auch der E-Mail-Verkehr stetig zu – und mit ihm die Zahl elektronisch übermittelter Anhänge. Die Folge: Eine Flut an Daten muss trotz der dezentralen Unternehmensstruktur revisionssicher und zeitnah verwaltet und zentral archiviert werden. Die Allgeier-ECM-Suite bietet hier zahlreiche gesetzeskonforme Möglichkeiten, Verwaltungsabläufe in Unternehmen zu automatisieren sowie digitale Dokumente strukturiert und allen berechtigten Nutzern über ein Zentralarchiv zugänglich zu machen.

„Der kundenorientierte Service der Allgeier IT Solutions GmbH hat uns auf besondere Weise beeindruckt. Nach einem Serverausfall hat das Unternehmen dank des eigenen Dokumentenscandienstes ScanFactory alle Daten wieder hergestellt.“
Papiertechnische Stiftung

Aufgabe

Die Allgeier IT Solutions wurde damit beauftragt, die ECM-Produkte smart.CAPTURE und scanview® an die Anforderungen der Stiftung anzupassen und in bestehende Systeme zu integrieren. Ziel war es, alle Dokumente, Daten und Prozesse mittels einer IT-Lösung gesetzeskonform und langfristig elektronisch zu erfassen und zu
archivieren sowie einen strukturierten Bestellanforderungsprozess mit Schnittstelle zu Microsoft® Dynamics™ NAV, dem erfolgreichen ERP-System für den Mittelstand, zu entwickeln.

Lösung

Mit smart.CAPTURE werden Papierrechnungen, E-Mails und deren Anhänge automatisch ausgelesen und über verschiedene Schnittstellen in Archiv-, ERP- oder das Buchhaltungssystem der PTS integriert.

Über die leistungsstarke ECM-Software scanview® wurde der Bestellanforderungsprozess der PTS elektronisch komplett erfasst. Nach Auftragseingang wird der komplette Prozess bis hin zur Lieferung und Rechnungslegung angestoßen. Ein festgelegtes Rechtekonzept regelt den Zugriff für Mitarbeiter auf Dokumente und Daten sowie auf Statusinformationen zu laufenden Prozessen. Die ECM-Suite wurde dabei in bestehende Office-Anwendungen eingesetzt, so dass die Nutzer über PlugIns Office-Dateien direkt archivieren sowie über umfangreiche Suchfunktionen recherchieren können. Die Anbindung an das Buchhaltungs- sowie Warenwirtschaftssystem Microsoft® Dynamics™ NAV gewährleistet zudem einen durchgehenden Datenfluss und den automatisierten Ablauf kaufmännischer Prozesse.

So werden Bestellvorgänge automatisch von Microsoft® Dynamics™ NAV in scanview® übertragen und dort zwischengespeichert. Anhand der Bestellung bearbeiten die Nutzer die Daten in ihrer gewohnten System-Umgebung, die im Anschluss direkt ins Buchungsblatt zurück zu Microsoft® Dynamics™ NAV überführt werden.

Mehrwert

Mit den Softwareprogrammen der Allgeier IT Solutions erfasst, digitalisiert, verwaltet und archiviert die PTS revisionssicher und zentral alle Dokumente und Daten. smart.CAPTURE ist für die elektronische Dokumentenerfassung einfach zu managen und liefert dank moderner Technologien beste Erkennungsergebnisse. Dank
scanview® und der Integration dieses Tools in die Microsoft® Office-Umgebung und das ERP-System optimiert PTS das Workflow-Management sowie die Abwicklung von Bestell- und Buchhaltungsvorgängen. Durch festgelegte Zugriffsrechte sind die Mitarbeiter in der Lage, Aufträge zu kontrollieren, Freigaben zu erteilen und
über diverse Reportingtools Vorgänge genau zu analysieren. Insgesamt werden Geschäftsprozesse damit deutlich verschlankt und Kosten sowie Zeit für aufwendige Verwaltungstätigkeiten gespart. Darüber hinaus gewährleistet das System einen hohen Datenschutz auf allen Ebenen und in sämtlichen Arbeitsvorgängen.

Veranstaltungen
21.04.2017 11:30 - 12:00 - Webcast: Verträge managen und Fristen nie mehr verpassen! - Vertragsmanagement

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